W ramach projektów odwoływanych jest wiele wizyt krajowych oraz zagranicznych, zajęć pozalekcyjnych i pozaszkolnych, działań aktywizacyjnych, szkoleń, konferencji oraz podobnych form wsparcia co może generować wydatki, których poniesienie jest nieodwracalne. Postępowanie takie dotyczy również spotkań przeniesionych na inny termin lub skracanych.
W związku z powyższym, jeśli beneficjent podejmie decyzję, że z powodu ryzyka zakażenia koronawirusem, dana forma wsparcia projektowego się nie odbędzie a poniesiono już koszty z tym związane lub będą one musiały zostać poniesione, IZ RPO stoi na stanowisku, że taka sytuacja będzie uznana za działanie siły wyższej. Podjęte zobowiązania finansowe beneficjenci mogą wówczas pokryć ze środków projektu realizowanego w ramach RPO WK-P 2014-2020.
Istotne jest jednak, aby Beneficjenci podejmowali działania w celu zminimalizowania kosztów powstałych w związku z brakiem realizacji danych form wsparcia, w tym np. odwoływanymi spotkaniami oraz podejmowali działania, które umożliwią odzyskanie części lub całości środków od organizatorów spotkań. Ważne jest ograniczanie wyjazdów i spotkań do czasu unormowania sytuacji epidemiologicznej. Należy zauważyć, że decyzja co do udziału w zaplanowanych w projekcie formach wsparcia, takich jak wizyty, szkolenia, konferencje, targi itp. ostatecznie należy do uczestników projektu.
Wszystkie przypadki działań zaradczych (a także ich dalszych konsekwencji w postaci np. wniosków o wydłużanie okresu realizacji projektu) podejmowanych przez beneficjentów będą rozpatrywane przez IZ RPO indywidualnie, z uwzględnieniem ich adekwatności do konkretnej sytuacji w danym projekcie.
Jednocześnie, w związku z faktem, iż grupą szczególnie narażoną na zachorowanie na COVID-19 (chorobę wywoływaną przez koronawirusa SARS-CoV-2) są osoby starsze, beneficjenci projektów realizowanych ze środków EFS , w których uczestnikami są właśnie takie osoby
(w szczególności projektów z zakresu usług opiekuńczych), mogą rozważyć podjęcie działań minimalizujących negatywne skutki ograniczenia podstawowego wsparcia projektowego.
W przypadku m.in. dziennych domów pobytu może to być na przykład zamiana stacjonarnych form opieki na opiekę świadczoną w domu uczestnika. Koszty związane z dostosowaniem form opieki do aktualnych wymagań uczestników, związanych z sytuacją sanitarno-epidemiologiczną będą mogły być co do zasady uznane za kwalifikowalne.
W konsekwencji, dopuszcza się akceptowanie przez IZ RPO kosztów związanych z niezrealizowanymi ze wskazanych powodów, działaniami projektowymi pod warunkiem:
- zaciągnięcia przez beneficjenta zobowiązań na ten cel przed 13.03.2020r.,
- udokumentowania braku możliwości odzyskania poniesionych na ten cel środków (odzyskanie kosztów rezerwacji lub zaliczek od dostawców i usługodawców zakończyło się niepowodzeniem)
oraz - przekazania uzasadnienia powodów odwołania planowanej formy wsparcia (np. ograniczenie możliwości wjazdu do danego kraju w związku z zagrożeniem koronawirusem, odwołanie targów itp. przez organizatora z powodu zagrożenia koronawirusem oraz brak zgody uczestników projektu na udział np. w szkoleniu).
Wszystkie przypadki kwalifikowania wydatków na działania projektowe niezrealizowane w związku z zagrożeniem epidemiologicznym będą rozpatrywane przez IZ RPO indywidualnie.
W przypadku powstawania opóźnień w realizacji projektów współfinansowanych z EFRR związanych np. z odwoływaniem targów i wystaw, problemami z wykonawcami poprzez ich zejście z placu budowy, brakiem dostaw towarów z rynków zagranicznych (w związku z sytuacją wywołaną przez koronawirusa SARS-CoV-2), które będą skutkować koniecznością wydłużenia okresu realizacji projektu, a także w innych jednostkowych sytuacjach IZ RPO będzie indywidualnie rozpatrywać każdy przypadek z uwzględnieniem ich adekwatności do konkretnej sytuacji w danym projekcie.
Jeżeli chodzi o aktualnie trwające nabory to IZ RPO analizuje je pod kątem zasadności i potrzeby wydłużenia terminu składania wniosków o dofinansowanie.
W celu wyjaśnienia wszelkich powstających wątpliwości IZ RPO wystąpi z pismem do Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej, jako Instytucji Koordynującej wdrażanie funduszy europejskich.